Die Metaplan-Methode® wurde vom Unternehmen Metaplan entwickelt und ist sicher eine der populärsten Problemlösungsmethoden. Diese Methode wird auch oft assoziiert mit dem Gebrauch von visuellen Hilfsmitteln wie Post-It® Kleber, Flipcharts und Pinnwänden. Mit Hilfe der Metaplan-Methode® kann in der Regel in einem Tag ein gemeinsames Verstehen eines Problems erarbeitet werden.
Prozess
Eine Metaplan-Analyse® wird in der Regel den folgenden Schritten durchgeführt:
Die wichtigste Bedingung für den Erfolg der Methode ist das aktive Mitwirken aller Teilnehmer. Zudem sollten die Teilnehmer einen Bezug zu der analysierten Problematik haben und verschiedene Funktionen und Abteilungen repräsentieren, um eine «ganzheitliche» Analyse sicherzustellen.
1. Schritt: Definition des Hauptproblems
Im ersten Schritt wird die Problematik präsentiert und warum sie nicht der gewünschten Situation entspricht. Nach diesen Erklärungen sollten alle Teilnehmer das Hauptproblem sowie die gewünschte Stossrichtung der Lösungen verstehen. Am Ende des ersten Schrittes sollten also alle Teilnehmer davon überzeugt sein, dass ein Handlungsbedarf zur Lösung des Hauptproblems besteht.
2. Schritt: Identifizierung der Probleme
Im zweiten Schritt identifiziert jeder Teilnehmer zwischen 5 bis 10 Verbesserungspotentiale, welche seiner Meinung nach das Hauptproblem beschreiben. Diese Probleme sind also Produkte, Prozesse oder Werkzeuge, welche nicht optimal funktionieren und deshalb verbessert werden sollten. Der Teilnehmer notiert jedes Problem in wenigen Schlagworten auf einem Post-It® Zettel, klebt ihn auf die Pinnwand und erklärt dabei den anderen Teilnehmern in kurzen Worten den Sachverhalt. Diese Problemfindung sollte von jedem Teilnehmer individuell durchgeführt werden und es sollten dabei keine Beschränkungen bei der Auswahl der Themen existieren. Zudem ist es wichtig, dass die Teilnehmer sich auf die Probleme beschränken und nicht schon Lösungen präsentieren.
3. Schritt: Gruppierung der Probleme (clusterisation)
Im dritten Schritt werden mit den einzelnen Problemen Problemgruppen gebildet, welche das gleiche oder ähnliche Thema behandeln. Diesen Problemgruppen sollte anschliessend einen Namen gegeben werden, welche die Problematik zusammenfasst. Diese Problemgruppennamen entsprechen also den Unterproblemen, welche das Hauptproblem zusammenfassen. Für diese Unterprobleme werden nun im nächsten Schritt die Ursachen gesucht.
4. Schritt: Auswahl der Unterprobleme (Problemgruppen)
Um den Problemlösungsprozess «überschaubar» zu halten, sollten die Anzahl der zu behandelnden Unterprobleme limitiert werden (maximal 3 bis 5 Unterprobleme). Die Kriterien für die Auswahl sind der geschätzte Einfluss der Unterproblems auf das Hauptproblem sowie der geschätzte Aufwand in Zeit und Geld für die Lösung des Unterproblems. Diese Auswahl kann mit Hilfe einer Abstimmung pro Kriterium gemacht werden. Anschliessend werden diejenigen Unterprobleme für eine weitere Analyse ausgewählt, welche die meisten Stimmen erhalten haben (Anzahl Stimmen «Hoher Einfluss» x Anzahl Stimmen «Kleiner Aufwand»).
5. Schritt: Suche der Ursachen (root causes)
Im fünften Schritt werden pro Unterproblem die Ursachen identifizieren. Dabei sollte pro Unterproblem nicht mehr als 2 bis 3 Ursachen definiert werden. Anschliessend sollten alle Ursachen zusammengetragen werden, um eine abschliessende Auswahl der wesentlichsten Ursachen für das Hauptproblem zu treffen. Falls nötig kann diese finale Auswahl ebenfalls mit Hilfe einer Abstimmung durchgeführt werden.
Diese Auswahl von Ursachen sollte also das kollektive Verständnis für die Gründe des Hauptproblems zusammenfassen.
6. Schritt: Definition des Aktionsplanes
Im letzten Schritt werden pro Ursache durch Arbeitsgruppen einen Massnahmenplan definiert. In diesem Schritt sollten ebenfalls die Termine und (messbaren) Ziele für den Massnahmenplan definiert werden.
Zusammenfassung
Die Metaplan-Methode® ist das ideale Werkzeug, um ein Verbesserungsprojekt zu starten. Es erzeugt eine allgemein getragene Vision der Massnahmen, um ein Problem zu lösen. Wie alle strukturierten Problemlösungsmethoden fördert die Metaplan-Methode® die Koordination zwischen den Funktionen und Abteilungen eines Unternehmens. Da der Aufwand für das Durchführen dieser Methode relativ gross ist, sollte sie nur für kritische Probleme verwendet werden.