Für eine pragmatische und effiziente Produktionsplanung und -steuerung

Schlagwort: Leistungskennzahlen

Logistik-Leistungskennzahlen:  Lager, Liefergrad, Qualität, Rückstände, usw.

Erstellen von Leistungskennzahlen mit Excel/Jet Reports

Die Verfügbarkeit von Leistungskennzahlen und Datenanalysen ist für die Arbeit mit einem ERP-Systemen unabdingbar. Solche Analysen erlauben das Darstellen von Daten, wie sie im EPR-System nicht vorgesehen sind.

Die Daten eines ERP-Systems sind in einer Vielzahl von Tabellen abgespeichert und die verschiedenen Reporting-Werkzeuge unterscheiden sich in der Art und Weise, wie auf diese Tabellen direkt oder «nur» indirekt zugegriffen werden kann. Die Lösung Excel/Jet Reports für MS Navision (Microsoft Dynamics 365) ist eine Lösung, werden einen direkten Zugriff auf die Daten im EPR-System erlaubt, und ist damit vergleichbar mit der Lösung SAP Query für das ERP-System SAP.

Solche Reporting-Werkzeuge sind weniger kostenintensiv als Lösungen, welche auf vorgefertigten Datenstrukturen (Data cubes) und Abfragen basieren (Business Intelligence BI). Allerdings verlangen diese Lösungen vom Architekten (Designer) der Analysen (Datenbankabfragen) gewisse Kenntnisse der Datenstruktur innerhalb des ERP-Systems.

Das Ziel dieses Artikels ist, einen kurzen Einblick in die Funktionsweise von Excel/Jet Reports zu geben.

Wichtige Funktionen

Jet Reports entspricht einer Zusatzfunktion (add-in) für Excel und erlaubt das Ausführen von direkten Abfragen der ERP-Daten. Generell können zwei verschiedene Benützergruppen von Excel/Jet Reports unterschieden werden. Zur ersten Gruppe gehören die Designer, welche den kompletten Zugriff auf alle Funktionen haben und entsprechend die Jet Report-Datenbankabfragen erstellen und modifizieren können. Zur zweiten Gruppe gehören die Anwender (User), welche die Abfragen «nur» ausführen können.

Die Jet Reports-Abfragen können mit Hilfe der visuellen Werkzeugen Table Builder und Jet Function Wizard erzeugt werden, welche sehr hilfreich sind, um die Funktionsweise von Jet Reports zu erkunden. In diesem Artikel wird aber nur das Erzeugen der Abfragen direkt in Excel ohne Hilfsmittel erklärt, da diese Option eine grössere Flexibilität vor allem bei komplexen Abfragen aufweist.

Die Anzahl der in Excel/Jet Reports verfügbaren Funktionen und Parameter ist sehr hoch, die in diesem Artikel präsentieren Funktionen sind aber ausreichend, um die meisten typische Abfragen zu erzeugen. In den folgenden Beispielen sind die Abfragen definiert für Tabellen (mit fiktiven Daten) des ERP MS Dynamics NAV.

+Hide+Auto+Values

In jedem Excel/Jet Report befindet sich in der A1-Zelle mindestens die Schlüsselwörter AUTO+HIDE, welche die erste Kolonne und Zeile verbergen und alle Schlüsselwörter automatisch ausführen lassen. Zusätzliche optionale Schlüsselwörter sind +VALUES (wandelt alle Formeln in Werte um) und +LOCK (verhindert die Manipulation der Formeln).

NL(‘’Table’’)

Die Funktion NL(‘’Table’’) ist die primäre Funktion für die Abfrage von Daten und hat die folgende Syntax:

=NL(‘’Table’’; ‘’Name der Tabelle’’ ; Feld1 ; ‘’Filter für Feld1’’ ; ‘’Feld2’’ ; ‘’Filter für Feld2‘’; … )

Im folgenden Beispiel wird die produzierte Menge des Artikels ‘’12345’’ mit Datum und Auftragsnummer aus der Tabelle ‘’Item Ledger Entry’’ extrahiert. ‘’Item Ledger Entry’’ ist eine der wichtigsten Tabellen, da sie alle Lagertransaktionen aller Artikel beinhaltet (Warenein- und Warenausgang).

Detail der Excel/Jet Reports-Abfrage "Table"
Detail der Excel/Jet Reports-Abfrage „Table“

Durch das Ausführen der Abfrage erhält man das folgende Resultat (Auszug):

Resultat der Excel/Jet Reports-Abfrage "Table"
Resultat der Excel/Jet Reports-Abfrage „Table“

Um Daten von mehreren Tabellen zu extrahieren, müssen die Tabellenschlüssel mit Hilfe der Funktion NL(‘’LINK’’) verbunden werden. Im folgenden Beispiel werden die Tabellen ‘’Item’’ und ‘’Item Ledger Entry’’ durch das Schlüsselfeld ‘’Item No.’’ verbunden:

=NL(‘’Link’’ ; ‘’Item’’ ; ‘’Item Ledger Entry’’ ; ‘’No.’’ ; ‘’=Item No.’’ ; Feld1 ; Filter für Feld1 ; …)

Dies erlaubt nun die Extraktion der Daten der vorherigen Abfrage zusammen mit Daten der Tabelle ‘’Item’’ mit Hilfe der Funktion LinkField:

=Linkfield([Item]; [Feld der Tabelle Item])

Das folgende Beispiel kombiniert die Tabellen ‘’Item Ledger Entry’’ und ‘’Item’’ für die Extraktion der Lieferungen des Lieferanten ‘’23425’’ ab einem gewissen Datum:

Detail der Excel/Jet Reports-Abfrage "Link"
Detail der Excel/Jet Reports-Abfrage „Link“

Durch das Ausführen der Abfrage erhält man das folgende Resultat (Auszug):

Resultat der Excel/Jet Reports-Abfrage "Link"
Resultat der Excel/Jet Reports-Abfrage „Link“

NP(‘’Formula’’ ;’’=Excel-Formel’’)

Die Funktion NP(‘’Formula’’) erlaubt die Integration von Excel-Formeln in die Excel/Jet Report-Abfragen und erlaubt eine wesentliche Erweiterung der Analysemöglichkeiten der extrahierten Daten.

Im folgenden Beispiel wird überprüft, ob sich das Lieferdatum vor oder nach einem bestimmten Datum befindet. Die Syntax [@[Feldname]] erlaubt der Zugriff auf die Felder der Abfrage:

=NP(‘’Formula’’; ‘’=WENN( [@[Posting Date]]>01.05.2020 ; WAHR ; FALSCH) ’’)

Zusammenfassung

Jet Reports ist ein sehr flexibles Werkzeug für das Erstellen von Datenbankabfragen in Excel für MS Navision (Microsoft Dynamics 365). Es hat den Vorteil, dass alle ERP-Daten direkt verfügbar sind und dabei keine spezifischen Abfragen oder Daten (data cubes) von der IT-Abteilung benötigt werden. Um aber eine zu grosse Vermehrung von unterschiedlichen Excel-Dateien in einem Unternehmen zu verhindern, wird empfohlen, Jet Reports vor allem für das Erstellen von Prototypen von spezifischen Abfragen zu verwenden. Anschliessend können diese Prototypen in Reporting-Werkzeugen mit Web-Interface implementiert werden, welche sich besser eignen für das Verteilen von Leistungskennzahlen und Analyse-Daten in einem Unternehmen.

Referenzen

Visuelle Planungstafeln

Die visuelle Planung der Produktion erlaubt ein einfaches Teilen aller wichtigen Informationen mit allen Mitarbeitern. Eine solche visuelle Kommunikation stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die gleichen Informationen besitzen in Bezug auf die aktuellen Prioritäten, Ziele und Aufgaben.

Viele ERP-Systeme besitzen die Möglichkeit einer Integration von einem MES (Manufacturing Execution System), welches das Verfolgen der Effizienz und Leistung der Produktion in Echtzeit erlaubt. Ein solches Werkzeug hat den Vorteil der Integration der Daten innerhalb des ERP-Systems. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass die von solchen Systemen verlangte hohe Datenqualität nicht immer leicht zu erreichen ist.

Visuelle Planungstafeln bieten eine interessante Alternative, da sie eine einfache und effiziente Planung erlauben zu einem Bruchteil der Kosten eines MES.

Planung einer Produktionsabteilung

Die in der nächsten Figur illustrierten Planungstafel ist ein Beispiel für die Planung und Steuerung einer Produktionsabteilung. Im Folgenden sind die wichtigsten Planungstafel-Elemente aufgelistet, welche mit Hilfe einer metallischen Tafel und magnetischen Symbolen realisiert werden können:

  • Zeitachse: Die Zeitachse erlaubt das Verfolgen der aktuellen Situation der Produktion mit Hilfe dem roten Streifen. Dabei ist sehr wichtig, dass eine Zeiteinheit gewählt wird, welche nicht (unnötig) die Planungskomplexität erhöht (typische Einheit = 1 Tag oder 1 Schicht);
  • Planung der einzelnen Maschinen: Die Planung der Maschinen sollte die kommenden Produktionsaufträge für die nächsten Tage visualisieren. Falls nötig können auch spezifische Aufgaben wie der Unterhalt oder das Einrichten in die Planung aufgezeigt werden. Generell sollten die Positionen der Aufgaben regelmässig angepasst werden in Bezug auf die Zeitachse, damit sie der effektiven Situation entsprechen (roter Streifen);
  • Planung der Mitarbeiter: Die Planung der Mitarbeiter dient vor allem dem Verfolgen der geplanten und aktuellen Absenzen. Eine solche Planung erlaubt eine einfache Kontrolle der benötigten Ressourcen für das Ausführen einer Aufgabe (Produktion, Einrichten, usw.).
Visuelle Planungstafel für eine Produktionsabteilung
Visuelle Planungstafel für Produktionsabteilung

Eine solche Planungstafel sollte mindestens einmal pro Tag aktualisiert werden und angewendet werden, um die aktuellen Prioritäten und Aufgaben zusammen mit allen Mitarbeitern zu koordinieren.

Analyse der Effizienz einer Produktionsabteilung

Das folgende Beispiel entspricht dem visuellen Verfolgen der Effizienz einer Produktionsabteilung. Ein solches Werkzeug kann angewendet werden, um die Produktion sowie die Störungen (Pannen, Qualitätsprobleme, mangelnde Ressourcen, usw.) detailliert zu analysieren im Falle einer zu tiefen Leistungsfähigkeit.

Visuelle Planungstafel für die Überwachung der Leistung und Effizienz
Visuelle Planungstafel für die Überwachung der Leistung und der Effizienz

Ein solche detaillierte Analyse der Produktion sollte generell nur durchgeführt werden, bis die Korrekturmassnahmen eingeführt worden sind (siehe Lean-Verschwendung: (Zu) komplizierte Prozesse).

Planung einer auftragsgesteuerten Produktion

Die folgende visuelle Planungstafel erlaubt die Steuerung einer auftragsgesteuerten Produktionsabteilung (Einrichten, Störungen und gelieferte Mengen). Dieses Beispiel zeigt auch, dass die kumulierte (ungefähre) Produktionsleistung mit einfachen Mitteln verfolgt werden kann.

Visuelle Planungstafel für auftragsgesteuerte Produktionsabteilung
Visuelle Planungstafel für auftragsgesteuerte Produktionsabteilung

Zusammenfassung

Die präsentierten visuellen Planungstafeln sind einfach zu implementieren und können für die einfache und kosteneffiziente Planung und Steuerung von Produktionsabteilungen verwendet werden. Diese Planungstafeln können idealerweise auch in ein Lean-Programm integriert werden, da die visuelle Planung ein wichtiger Bestandteil dieses Konzepts ist (Kanban-Plantafeln).

Visuelle Planungstafeln können auch dazu verwendet werden, um visuelle Konzepte für die Steuerung der Produktion zu testen, welche anschliessend in einem MES implementiert werden können.

Sales & Operations Planning (S&OP)

Der S&OP Prozess entspricht der Langfristplanung und integriert alle wichtigen Funktionen der Logistikkette, um für den vorgesehenen Bedarf die bestmögliche Kapazität bereitzustellen. Es handelt sich also um einen monatlichen Entscheidungsprozess, welcher generell in fünf Etappen durchgeführt wird. Die nächste Figur illustriert die für diesen Prozess benötigten Information. 

Der in diesem Artikel präsentierte S&OP Prozess entspricht einem Standard, die einzelnen Elemente können aber je nach Art des Unternehmens eine andere Gewichtung erhalten. So oder so sollte aber dieser Prozess der Direktion genug Informationen geben, um die richtigen langfristigen Entscheide zu fällen.

Gemäss der hierarchischen Planung entspricht der S&OP Prozess der ersten Planungsebene.

Konzept Sales and Operations Planning Process S&OP
S&OP Konzept

Prozess

Der S&OP Prozess besteht aus fünf verschiedenen Etappen, welche meistens einmal pro Monat ausgeführt werden. Das Ziel dieser Etappen ist das Bereitstellen der benötigten Daten für die Entscheidungsfindung der Direktion.

Prozess Sales and Operations Planning Process S&OP
S&OP Prozess

1. Etappe: Aktualisierung der Daten

Das Ziel der ersten Etappe ist die Aktualisierung und Analyse aller Leistungskennzahlen (KPI). Im Rahmen des S&OP Prozesses ist es dabei besonders wichtig, alle Abweichungen zwischen der geplanten und effektiv realisierten Produktion zu messen (Produktionsmengen, Einkauf, Vorhersagen, Investitionen, usw.).

2. Etappe: Konsolidierung des Bedarfs

In der zweiten Etappe wird der aktuelle Bedarf und die Vorhersage konsolidiert. Dabei sind die wichtigsten Elemente 1) die wichtigsten Abweichungen zwischen Vorhersagen und Verkäufe, 2) die Einführung neuer Produkte, 3) der Ersatz oder die Annullierung von Produkten, 4) Werbeaktionen sowie 5) die Vorhersagen. Zudem sollten in dieser Etappe die Prioritäten in Bezug auf die wichtigsten Märkte, Kunden und Rückstände aktualisiert werden.

3. Etappe: Planung der Kapazitäten

Die langfristige Kapazitätsplanung der eigenen Produktionsmittel sowie der Lieferanten wird in der dritten Etappe ausgeführt. Um die Komplexität dieser Aufgabe zu verkleinern, werden in diesem Schritt nur die kritischen Kapazitäten (Engpässe) analysiert.

4. Etappe: Abgleich zwischen Bedarf und Kapazitäten

In der vierten Etappe werden die kritischen Abweichungen zwischen dem konsolidierten Bedarf sowie den geplanten Kapazitäten identifiziert. Diese kritischen Abweichungen werden in der letzten Etappe der Direktion kommuniziert, falls sie nicht reduziert werden können durch eine Änderung der Produktions- und Absatzpläne.

5. Etappe: Entscheid durch Direktion

In der letzten Etappe des S&OP Prozesses werden durch die Direktion die Leistungskennzahlen (KPI) sowie die wichtigsten Abweichungen zwischen den Produktions- und Absatzplänen analysiert. Diese Informationen sollten der Direktion erlauben, die richtigen langfristigen Entscheide für die Planung der Logistikkette zu fällen.

Die im S&OP Prozess festgelegte Bedarfs- und Kapazitätsplanung bildet den Rahmen für die in der zweiten Planungsebene definierte Programmplanung (Master Production Schedule MPS).

Zusammenfassung

Der S&OP Prozess ist unabdingbar, um die Produktionsmittel für den vorgesehenen Bedarf so kostengünstig wie möglich zu organisieren. Die Einführung dieses Prozesses ist aber nicht immer einfach, obschon er auf einer einfachen Logik beruht. Die folgende Liste fasst die kritischsten Elemente zusammen:  

  • Die Zusammenarbeit und Synchronisierung zwischen den verschiedenen Funktionen des Unternehmens (Produktion, Verkauf, Produkteentwicklung, Finanz, usw.);
  • Die Verfügbarkeit von verlässlichen Leistungskennzahlen;
  • Die Messung der Abweichung zwischen den Vorhersagen und den effektiv realisierten Verkäufen.

Es ist sehr schwierig, im aktuellen dynamischen Umfeld («The New Normal») den perfekten S&OP Prozess zu definieren. Es ist deshalb unerlässlich, dass dieser Prozess in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess integriert ist und regelmässig den aktuellen Bedingungen angepasst wird.

Zusätzliches Material

Zusammenfassung des S&OP Prozesses (in Englisch): PDF

Referenzen

  • Dougherty J. und C. Gray. 2006. Sales & Operations Planning – Best Practices. Partners for Excellence, Belmont (in Englisch)
  • Sheldon, D. H. 2006. World class sales and operations planning: a guide to successful implementation and robust execution. J. Ross Publishing, Ft. Lau­derdale (in Englisch)